La carte avant
7 outils, 6 frictions, 7 étapes à la main. Chaque cercle rouge marque un endroit où l'information attend qu'on la recopie.
Étude de cas · réseau de crèches
26 crèches pilotées depuis un seul outil
En production
- Client
- La Maison de Pilou
- Secteur
- Réseau de micro-crèches, Ain et Rhône
- Période
- Depuis mars 2026
- Rôle
- Conçu et codé par Arnaud, cofondateur du réseau
- Outils
- Next.js, Supabase, DocuSign, Pennylane, Claude
- crèches dans un seul outil
- 26
- réseau La Maison de Pilou, 2026
- fichiers Excel en moins chaque mois
- ≈ 120
- estimation de la direction, 2026
- automatisations en service, dont 3 avec l'IA
- 10
- code de l'outil, octobre 2026
La situation
Un réseau de micro-crèches dans l'Ain et le Rhône, sur deux entités juridiques, passé de 23 à 26 crèches. Les outils du départ, Kidola, SharePoint et Excel, n'ont pas suivi.
- Paie : 23 fichiers Excel d'éléments variables et une centaine de fichiers de ventilation horaire chaque mois, des formulaires d'absence sur papier.
- Comptabilité : chaque facture ressaisie à la main dans Pennylane, des encaissements par virement et par chèque.
- Pré-inscriptions : SharePoint et Power Automate, puis une double saisie vers le logiciel de gestion.
- Contrats entreprise : deux Excel par entité, à la fois CRM et base de facturation.
- Étape : Avant
- Pré-inscriptions : SharePoint
- Contrats familles : papier
- Planning : Kidola
- Facturation : Kidola
- Contrats entreprise : 2 Excel par entité
- RH et paie : ≈ 120 Excel par mois
- Comptabilité : Pennylane
- Encaissements : virements et chèques
- Pré-inscriptions vers Contrats familles : à la main, friction : double saisie
- Contrats entreprise vers Contrats familles : à la main, friction : suivi dans deux Excel
- Contrats familles vers Planning : à la main, friction : ressaisie
- Planning vers RH et paie : à la main, friction : ventilation à la main (chaque mois)
- Planning vers Facturation : à la main
- Facturation vers Comptabilité : à la main, friction : ressaisie de chaque facture
- Facturation vers Encaissements : papier, friction : chèques à pointer
- Frictions
- 6 au départ, 6
- Outils
- 7 au départ, 7
- Étapes manuelles
- 7 au départ, 7
- Flux automatiques
- 0 au départ, 0
- papier
- à la main
- synchro
- auto
- friction
- Nidoo
- IA
Ce que j'ai fait
Digitaliser
Les contrats se signent par DocuSign et leur statut se met à jour seul, la paie passe par un module RH au lieu des Excel et du papier, les familles se pré-inscrivent par un formulaire en ligne et le pointage des enfants se fait dans Nidoo.
- Prévu et réel superposés
- Arrivées et départs pointés en direct
- Encadrement suivi créneau par créneau
Simplifier
Les contrats entreprise sortent des deux Excel par entité et rejoignent les contrats familles. Le planning se génère depuis le contrat, et les attestations CAF partent au format attendu, sans rejet en bloc.
- La semaine type, tirée du contrat
- Horaires contractuels de chaque jour
- Enfants regroupés par tranche d'âge
Harmoniser
Une seule base pour les 26 crèches et les deux entités : pré-inscriptions, contrats, planning, facturation et prélèvements SEPA dans Nidoo, envoyés à Pennylane sans ressaisie.
- Les pôles du réseau, consolidés
- Occupation de chaque crèche
- Évolution sur un mois
Ce qui tourne seul
Chaque ligne part d'un déclencheur, fait une action et produit un effet, sans que personne ne pousse l'information.
Automatisation
Déclencheur Signature DocuSign
Action Le contrat passe à « signé », la pré-inscription se met à jour
Effet Plus de suivi de signature à la main
Automatisation
Déclencheur Contrat activé, avenant ou remplacement
Action Le planning de l'enfant se génère
Effet Aucun planning ressaisi
Automatisation
Déclencheur Chaque jour à 18 h
Action Récapitulatif envoyé aux familles qui ont des nouvelles
Effet Les familles suivent sans relance
IA
Déclencheur Question d'une équipe
Action Pilou répond à partir de 14 guides, sinon transmet au fondateur
Effet Le siège n'est plus le standard
IA
Déclencheur Chaque nuit à 3 h 05
Action L'IA lit les tickets du mois et propose de compléter les guides
Effet L'assistant apprend des questions réelles
IA
Déclencheur CV reçu
Action L'IA lit le CV et remplit la fiche du candidat
Effet Candidature traitée sans saisie
La marge dégagée
Chaque chiffre porte sa source et sa période.
≈ 20 hde paie rendues chaque mois
estimation de la direction, 2026
≈ 19 hde comptabilité rendues chaque mois
estimation de la direction, 2026
0ressaisie entre la facture et la banque
chaîne de facturation de Nidoo, 2026
La carte après
La même carte, transformée.
- Étape : Automatiser
- Pré-inscriptions : Nidoo
- Contrats familles : Nidoo
- Planning : Nidoo
- Facturation : Nidoo
- Espace famille : Nidoo
- RH et paie : Nidoo, traité par l'IA
- Comptabilité : Pennylane
- Encaissements : Nidoo
- Pré-inscriptions vers Contrats familles : synchro
- Contrats familles vers Planning : auto
- Contrats familles vers Espace famille : auto
- Planning vers RH et paie : synchro
- Planning vers Facturation : synchro
- Facturation vers Comptabilité : synchro
- Facturation vers Encaissements : synchro
- Frictions
- 6 au départ, 0
- Outils
- 7 au départ, 2
- Étapes manuelles
- 7 au départ, 0
- Flux automatiques
- 0 au départ, 2
- papier
- à la main
- synchro
- auto
- friction
- Nidoo
- IA
Votre entreprise ressemble à ça ?
Le diagnostic dure trente minutes, en visio : vous repartez avec la carte de vos flux.
Réserver un diagnosticDossier suivantCordeau : La marge de chaque chantier, connue pendant le chantier